Politica de Gestionare a Documentelor
Tax Back Consulting – recuperaretvaextern.ro
Tax Back Consulting primește anual un volum mare de documente fiscale prin poștă și prin mijloace electronice. Din motive ecologice și de eficiență, obiectivul nostru este de a reduce pe cât posibil utilizarea documentelor în format tipărit.
Deși avem acorduri în vigoare cu mai multe autorități fiscale care permit utilizarea documentelor scanate, există situații în care legislația ne obligă să lucrăm cu documente originale în format fizic. Din acest motiv, aplicăm o Politică strictă de Gestionare a Documentelor.
În cadrul acestei politici, am implementat un sistem securizat de management al documentelor care asigură protecția tuturor documentelor și datelor clienților noștri, în conformitate cu standardele celor mai bune practici și cu legislația aplicabilă.
Sistemul nostru de gestionare a documentelor
Ca parte a acestui sistem:
-
Toate documentele primite pentru cererile de rambursare fiscală, indiferent de țară, sunt scanate și arhivate electronic în dosarul clientului;
-
Procesele noastre sunt concepute pentru a fi simple și eficiente pentru clienți, menținând în același timp un nivel maxim de securitate;
-
Solicităm documente în format tipărit numai în cazurile în care acest lucru reprezintă o obligație legală.
Ce se întâmplă cu documentele originale?
-
Anumite documente originale pot fi returnate clienților după scanare;
-
Documentele originale de plată, notificările sau corespondența originală emisă de autoritățile fiscale vor fi returnate numai la solicitarea expresă a clientului;
-
În lipsa unei solicitări de returnare, documentele originale pot fi distruse în condiții de siguranță, iar în arhivă va fi păstrată exclusiv copia scanată;
-
Solicităm documente originale (formulare, împuterniciri, documente emise de autorități fiscale) doar atunci când există obligația legală de a depune documentație în format fizic la autoritatea competentă. În aceste cazuri, păstrăm o copie scanată și transmitem originalele către autoritatea fiscală.
Protecția datelor și arhivarea documentelor
-
Vom păstra copii scanate ale cererilor de rambursare și ale documentelor justificative conform termenelor și obligațiilor legale aplicabile;
-
Toate datele cu caracter personal sunt tratate ca strict confidențiale și sunt prelucrate în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 – GDPR și cu Politica noastră de Confidențialitate;
-
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja documentele împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau utilizării necorespunzătoare.
Modificări ale politicii
Ne rezervăm dreptul de a actualiza periodic această Politică de Gestionare a Documentelor pentru a reflecta modificări legislative, tehnologice sau operaționale. Versiunea actualizată va fi publicată pe acest site.
Informații de contact
Pentru orice întrebări legate de această politică sau de gestionarea documentelor, ne puteți contacta la:
Tax Back Consulting SRL
Street Ceyrat 31B, WR 10, Ap. 27
410087 Oradea, Romania
Tel: +40 775 584 108
E-mail: contact@recuperaretvaextern.ro